CAP Portal Datenschutzerklärung für das Programm für den kontrollierten Zugang

UCB Pharma S.A. und ihre verbundenen Unternehmen nehmen den Schutz Ihrer Privatsphäre sehr ernst und erkennen Ihr Bedürfnis nach einem angemessenen Schutz und einer zuverlässigen Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten an. Der Zweck dieser Datenschutzerklärung („Datenschutzerklärung“) ist es, Sie darüber zu informieren, welche Ihrer personenbezogenen Daten wir verarbeiten, wenn Sie das Portal von UCB für das Programm für den kontrollierten Zugang (sog. „controlled access programme“ – „CAP“) besuchen, wenn Sie Ihre eindeutig zuordenbare Verschreiber Identifikationsnummer („Verschreiber-ID“) erstellen und wenn Sie sich im CAP-Portal registrieren; wie wir diese personenbezogenen Daten nutzen, welche Möglichkeiten und Rechte Sie hinsichtlich unserer Nutzung dieser personenbezogenen Daten haben und wie Sie Ihre personenbezogenen Daten überprüfen und korrigieren können.

 

Verantwortlicher

Für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebene Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist Verantwortlicher im Sinne der Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) die UCB Pharma GmbH („UCB“, „wir“, „unser“). Sofern Sie Fragen oder Anregungen zum Datenschutz oder zur Ausübung Ihrer Recht haben, können Sie sich gerne an UCB unter den am Ende dieser Datenschutzerklärung aufgeführten Kontaktdaten wenden. Sie können sich auch an unseren Datenschutzbeauftragten wenden, unter: dataprivacyde@ucb.com.
 

Von uns erhobene personenbezogene Daten

Für die Zwecke dieser Datenschutzerklärung sind „personenbezogene Daten“ alle Informationen, die sich auf Sie als identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
Die Arten von personenbezogenen Daten, die von uns im Rahmen des CAP-Portals verarbeitet werden können, umfassen Informationen, die von Ihnen angegeben werden, sowie Informationen, die wir automatisch erfassen, wenn Sie das CAP-Portal nutzen. Ob Sie personenbezogene Daten angeben oder nicht, steht Ihnen frei. Wenn Sie sich jedoch dafür entscheiden, keine personenbezogenen Daten anzugeben, können Sie keine Verschreiber-ID erhalten.
Wir werden Ihre personenbezogenen Daten, die wir durch das CAP-Portal erfasst haben, ggf. auch mit personenbezogenen Daten zusammenführen, die wir offline über öffentlich zugängliche Quellen erfasst haben oder die uns durch Dritte zur Verfügung gestellt wurden. Zu Ihren personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, gehören:
 
  • Persönliche und geschäftliche Informationen, wie z.B. Ihren Vor- und Nachnamen, Sprache, Fachgebiet und berufliche Zulassung;
  • Geschäftliche Kontaktinformationen, wie z.B. Postanschrift, Land, Standort, Bezeichnung des Krankenhauses, E-Mail-Adresse;
  • Profilinformationen, wie z.B. Ihren Nutzernamen und Passwort;
  • Persönliche Informationen, die für die Implementierung des CAP erforderlich sind, wie z.B. die Verschreiber-ID, den CAP Status, das Verschreiber-ID Zertifikat, das Datum der Durchführung der Schulung zu den CAP Lernmaterialien und das CAP Ablaufdatum;
  • Nutzungsinformationen, wie z.B. Informationen darüber, wie Sie das CAP-Portal nutzen, und andere Nutzungsdaten, die in Einklang mit der Cookie-Richtlinie verwendet werden.
 
Es gibt zudem Situationen, in denen wir Sie kontaktieren müssen, um gesetzliche Anforderungen einzuhalten oder um berechtige Interessen zu verfolgen, z.B. um weiterführende Trainings zu CAP Lernmaterialen oder sonstigen Sicherheitsinformationen durchzuführen sowie um eine Verfahrensabweichung oder unerwünschte Ereignisse zu behandeln.
 

Cookies

Wenn Sie das CAP-Portal nutzen, kann es sein, dass wir Cookies auf Ihrem Computer speichern, um Ihnen die Nutzung des CAP-Portals zu ermöglichen. Unsere Cookies speichern Informationen, und können manchmal Informationen nachverfolgen, die ggf. auch personenbezogenen Daten über Sie enthalten können. Weitere Informationen über die Verwendung von Cookies finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.
 

Wie wir die von uns erhobenen personenbezogene Daten verwenden

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten für die nachfolgend genannten Zwecke und auf Grundlage der nachfolgend genannten Rechtsgrundlagen:
 

 

  • Identifizierung und Gültigkeitsprüfung: Wir verwenden Ihre persönlichen und geschäftlichen Kontaktinformationen (einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse), um Ihre Identität zu verifizieren, wenn Sie die Schritte ausführen, die im CAP-Portal bereitgestellt sind, um Ihre Verschreiber-ID zu erstellen, und um Ihre personenbezogenen Daten zu sichern. Es liegt in unserem berechtigten Geschäftsinteresse, die Identität der CAP-Portal Nutzer zu authentifizieren, um sicherzustellen, dass wir Informationen den vorgesehenen Adressaten zur Verfügung stellen, um die Einhaltung unserer regulatorischen Pflichten sicherzustellen und zu dokumentieren und um den Datenschutz und die Sicherheit unserer Systeme zu schützen.
  • Implementierung des CAP: Wir verarbeiten Ihre persönlichen und geschäftlichen Kontaktinformationen (einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse), um Ihnen die Verschreiber-ID, das CAP Zertifikat und den Stempel mit Ihrer Verschreiber-ID bereitzustellen. Wir führen diese Verarbeitung durch, um unsere rechtlichen Verpflichtungen zu erfüllen, um unser berechtigtes Geschäftsinteresse zu verfolgen, solche Informationen im CAP-Portal zu erstellen und zu speichern, damit Sie in der Lage sind, diese Informationen jederzeit zu erhalten, wenn sie das CAP-Portal besuchen, um die Einhaltung unserer regulatorischen Pflichten sicherzustellen und zu dokumentieren, sowie um Lieferkettenprobleme und -beschwerden behandeln zu können.
  • Registrierung im CAP-Portal: Wenn Sie sich dafür entscheiden, sich im CAP-Portal zu registrieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten und Profilinformationen, damit Sie schneller wieder zu Ihrer Verschreiber-ID und Ihrem CAP Zertifikat gelangen können und um Ihre Nutzer Zugangsdaten zu verwalten. Wenn Sie diese Option wählen, werden wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit dies erforderlich ist, um den vertraglichen Verpflichtungen, die sich aus der Erfüllung des mit Ihnen geschlossenen Vertrag ergeben, nachzukommen, einschließlich vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage erfolgen, und für Zwecke unserer berechtigten Interessen, für registrierte Nutzer:innen einen sicheren Zugang zu unserem CAP-Portal sicherzustellen. Sie können die Registrierung jederzeit beenden; allerdings müssen wir gegebenenfalls zur Wahrung unserer berechtigten Interessen gewisse personenbezogene Daten über Sie weiter aufbewahren, um den CAP Prozess zu verifizieren und aufrechtzuerhalten, um Fällen von gerichtlich angeordnetem Zugang nachzukommen oder um Anfragen von Aufsichtsbehörden zu entsprechen.
  • Zur Kommunikation mit Ihnen: Wir können Ihre personenbezogenen Daten (einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse) verwenden, um mit Ihnen kommunizieren, z.B. wenn Sie uns Fragen stellen oder wenn wir Ihnen wichtige Sicherheitsinformationen mitteilen müssen. Es liegt in unserem berechtigten Geschäftsinteresse, dass wir Ihnen angemessene Antworten geben können, Ihnen zusätzliches Lernmaterial schicken können und unserem Außendienst erlauben, Sie im Hinblick auf das CAP zu kontaktieren, um Ihnen Schulungen zur Verfügung zu stellen oder diese aufzufrischen oder um Schwierigkeiten zu behandeln, die sich im Zusammenhang mit der Lieferkette ergeben, soweit dies erforderlich ist für operative Zwecke und um die Einhaltung unserer regulatorischen Pflichten sicherzustellen und zu dokumentieren.
  • Ausübung unserer Rechte: Wir können Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage unserer berechtigten Interessen zur Ausübung unserer gesetzlichen Rechte nutzen, soweit dies hierfür erforderlich ist, z.B. um Betrugsfälle, Verletzungen geistigen Eigentums, Rechtsverletzungen oder Missbrauch des CAP-Portals aufzudecken, zu verhindern oder hierauf zu reagieren.
  • Erfüllung rechtlicher Verpflichtungen: Wir können Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, soweit dies erforderlich ist, um unsere gesetzlichen oder behördlichen Anforderungen zu erfüllen, z.B. in Bezug auf die Produktsicherheit, die Behandlung unerwünschter Ereignisse und Meldepflichten an nationale, europäische und internationale Aufsichtsbehörden.

 

Offenlegung gegenüber Dritten

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten in Verbindung mit dem CAP an Dritte weiter sowie an Dienstleister, die für uns oder in unserem Namen tätig werden, um die Daten entsprechend den Zwecken, für die die personenbezogenen Daten ursprünglich erhoben wurden, zu verarbeiten. Zu den Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten gehören:
 

 

  • Gesellschaften der UCB Gruppe, die als unabhängige Verantwortliche handeln, wie z.B. UCB Pharma S.A.;
  • Auftragsverarbeiter: externe Dienstleister, die wir für die Implementierung, Verwaltung und Überwachung des CAP und des CAP-Portals einsetzen. Diese Auftragsverarbeiter dürfen die personenbezogenen Daten ausschließlich gemäß unseren Weisungen und auf der Grundlage der erforderlichen Verträge zur Auftragsverarbeitung verarbeiten; 
  • Öffentliche Stellen und Verwaltung: Aufsichtsbehörden und Regierungs- und Verwaltungsstellen, wie z.B. nationale und internationale Aufsichtsbehörden, öffentliche Institutionen, Staatsanwaltschaften, Gerichte; und
  • Potentielle Erwerber:innen und andere Interessenvertreter:innen im Falle einer Fusion, rechtlichen Restrukturierungsmaßnahmen wie z.B. Übernahmen, Joint Ventures (Gemeinschaftsunternehmen), Abtretungen, Ausgliederungen oder Abstoßungen und Veräußerungen.

 

Wir geben Ihre personenbezogenen Daten nur dann an die genannten externen Empfänger außerhalb unserer Organisation weiter, soweit dies (i) für die Zwecke der Verarbeitung sowie ein berechtigtes Geschäftsinteresse erforderlich ist, (ii) aufgrund einer rechtlichen (gesetzlichen oder regulatorischen) Verpflichtung notwendig ist, oder (iii) durch Ihre vorherige Einwilligung legitimiert wurde. Für weitere Informationen über die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten kontaktieren Sie uns bitte unter den am Ende dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten.
 

Internationale Datentransfers

Für den Fall, dass wir Ihre personenbezogenen Daten an einen Empfänger in einem anderen Land übermitteln, das möglicherweise nicht den gleichen rechtlichen Schutz für die personenbezogenen Daten bietet wie Ihr Heimatland, stellen wir vor der Weitergabe sicher, dass bei einem solchen Empfänger entweder ein angemessenes Datenschutzniveau besteht oder dass es ein alternatives rechtliches Mittel gibt, welches ihre personenbezogenen Daten ausreichend schützt, z.B. durch den Abschluss von Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten, so wie sie von der Europäischen Kommission genehmigt wurden (Art. 46 DSGVO). Falls und soweit Ihre personenbezogenen Daten in Drittländer außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraum übermittelt werden, werden wir mit dem jeweiligen Dritten die EU Standardvertragsklauseln abschließen und angemessene zusätzliche Garantien einführen, damit Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Anforderungen Europäischen Datenschutzrechts angemessen geschützt werden. Falls wir nicht in der Lage sind, ausreichende Garantien für den Datenschutz und die Vertraulichkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu treffen, werden wir Sie vor der Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten in ein Drittland um Ihre Einwilligung ersuchen. Für weitere Informationen über die Empfänger Ihrer personenbezogenen Daten und die eingeführten angemessenen Schutzmaßnahmen kontaktieren Sie uns bitte unter den in dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktinformationen.
 

Kinder

Um die Privatsphäre von Kindern im Internet zu schützen, erheben, speichern oder verarbeiten wir wissentlich keine personenbezogenen Daten von Kindern unter 16 Jahren. Sofern Sie Anhaltspunkte dafür haben, dass ein Kind unter 16 Jahren uns personenbezogene Daten zur Verfügung gestellt haben könnte, senden Sie uns bitte eine E-Mail an ucbcares.de@ucb.com und wir werden die Daten umgehend löschen.
 

Datenspeicherung

Wir speichern Ihre Daten so lange, wie es für den jeweiligen Zweck, für den wir die Daten erhoben haben, erforderlich ist, im Einklang mit unserer Richtlinie zur Datenspeicherung, welche die nach geltendem Recht erforderlichen oder zulässigen Aufbewahrungsfristen für Daten festlegt. Wir werden Ihre personenbezogenen ferner länger speichern, sofern es für unsere rechtlichen Verpflichtungen und zur Beilegung von Streitigkeiten, zur Durchsetzung unserer Verträge und zur Untersuchung oder Verteidigung gegen potentielle rechtliche Ansprüche erforderlich ist. Für weitere Informationen über die anwendbaren Aufbewahrungsfristen kontaktieren Sie uns bitte unter den am Ende dieser Datenschutzerklärung angegebenen Kontaktdaten.
 

Ihre Rechte

Ihnen stehen bestimmte Rechte bezüglich der personenbezogenen Daten zu, die wir von Ihnen speichern. Diese umfassen bei Vorliegen der Voraussetzungen der DSGVO und des anwendbaren nationalen Datenschutzrechts das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung oder Einschränkung der Datenverarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten sowie auf Erhalt einer übertragbaren Kopie Ihrer personenbezogenen Daten in einem gängigen elektronischen Format (Recht auf Datenübertragbarkeit).
Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten auf Ihrer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen, wobei durch den Widerruf die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung nicht berührt wird. Wenn Sie Ihre Einwilligung widerrufen, müssen wir gegebenenfalls bestimmte Ihrer personenbezogenen Daten dennoch verarbeiten, um rechtlichen Verpflichtungen zu entsprechen oder berechtigte Geschäftsinteressen zu verfolgen.
Darüber hinaus haben Sie jederzeit das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, – unter den gesetzlichen Voraussetzungen – der Datenverarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten, die auf Grundlage der Notwendigkeit der Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen erfolgt, zu widersprechen.
Wir setzen uns dafür ein, mit Ihnen zusammenzuarbeiten, um eine faire Lösung für jede Ihrer Beschwerden oder Bedenken bezüglich des Datenschutzes zu finden. Sie haben in jedem Fall das Recht, bei der für Ihren gewöhnlichen Wohnsitz oder den Ort der behaupteten Rechtsverletzung zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen.
 

Kontaktinformationen

Fragen oder Kommentare zu dieser Richtlinie sollten per E-Mail an folgende Adresse geschickt werden: dataprivacyde@ucb.com oder per Post an: UCB Pharma GmbH, Rolf-Schwarz-Schütte-Platz 1, 40789 Monheim am Rhein, Deutschland
 

Änderungen der Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung ab und zu ändern oder aktualisieren. Wenn wir Änderungen vornehmen, durch die sich die Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, wesentlich ändert, werden wir Sie im Voraus über diese Änderungen informieren. Wenn diese Datenschutzerklärung wesentlich geändert wird, wird eine Mitteilung im CAP-Portal veröffentlicht.
 
Gültig ab dem 04.03.2024